Mitarbeiter sollten in einem lokalen Netzwerk mit der gewählten Instandhaltungssoftware arbeiten können.

Mitarbeiter aus den Bereichen Instandhaltung, Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und Facility Management sollten in einem lokalen Netzwerk mit der gewählten Instandhaltungssoftware arbeiten können. (Bild: Andrey Popov - stock.adobe.com)

Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, welche Funktionen Ihre Software unbedingt haben muss. Möchten Sie beispielsweise ein Programm mit einem integrierten Kalender oder soll es auch möglich sein, Arbeitsaufträge direkt an Techniker zu senden?

Legen Sie hier klare Prioritäten fest. Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl einer Instandhaltungssoftware ist die Benutzerfreundlichkeit. Wie intuitiv lässt sich das Programm bedienen? Kann man schnell zwischen verschiedenen Menüpunkten wechseln oder gestaltet sich dies eher umständlich? Auch die Kosten spielen natürlich eine Rolle bei der Entscheidung für eine bestimmte Softwarelösung. Hierbei gilt jedoch: Günstig bedeutet nicht immer gut.

Leistungsspektrum unter der Lupe

Neben den genannten Punkten gibt es noch weitere Aspekte wie zum Beispiel Datensicherheit oder Integration in bestehende IT-Systeme zu beachten – je nach individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens.

Insgesamt lohnt es also definitiv, Zeit und Mühe in einen gründlichen Vergleich verschiedener Instandhaltungssoftwares zu investieren – schließlich kann Ihnen nur so gewährleistet werden, dass Ihr Unternehmen langfristig erfolgreich bleibt. Oft ist es die Masse an unterschiedlich aufbereiteten Informationen, die das Gefühl aufkommen lässt, dass die Instandhaltungssoftware verschiedener Anbieter das gleiche Leistungsspektrum hat. Dem ist aber nicht so.

Instandhaltungsleiter lassen sich in ihrer Not durch eine gefühlte funktionale Gleichwertigkeit der Instandhaltungssysteme dazu hinreißen, den Preis als maßgeblichen Entscheidungsfaktor zu wählen. Denken Sie beim Vergleich der Instandhaltungssoftware besser eine Stufe weiter, denn gerade hier sollten Sie sich jedoch nicht vorschnell blenden lassen. Auf die folgenden wichtigen Funktionen sollten Sie bei der Anschaffung einer Instandhaltungssoftware achten.

Was muss importiert werden können?

Berücksichtigen sollte man vor der Anschaffung der Instandhaltungssoftware, welche ergänzenden Hilfsmittel in die Arbeit eingebunden werden sollen. Stellen Sie sich auch die Frage, ob Sie Daten aus Ihrer alten Instandhaltungsverwaltung, die vielleicht in Excel-Listen vorliegt in die neue Instandhaltungssoftware einfach und bequem importieren können. Freiheit bietet Ihnen vor allem die Möglichkeit des Imports und Exports aus Excel Dateien, Datenbanken und gegebenenfalls als stan­darisierte CSV-Datei. Revisionssicher arbeitet die Instandhaltungsverwaltung, wenn sie unterschiedliche Druckausgaben wie Maschinenlisten und Instandhaltungsarbeiten ermöglicht.

Ein integrierter PDF-Export ist dann einfach und bequem per eMail nutzbar. Eine gute und übersichtliche Gliederung sowie eine hervorragende grafische Darstellung darf man von der Instandhaltungssoftware durchaus erwarten.

Filterung und Anzeige

Eine gute Filterung nach Anlagengruppen, Maschinentypen, Standort, Kostenstelle oder nach Kategorie leistet eine gute Instandhaltungssoftware. Ein Dashboard für anstehende Arbeiten in der Instandhaltung sollte zum Funktionsumfang gehören. Übersichtliche Auswertungen in Form von Listen und Instandhaltungsaufträgen sind zwingend notwendig. Analysen aus der Instandhaltungssoftware sollten über eine Schnittstellen zum Beispiel als Excel-Pivottabelle zur Verfügung gestellt werden.

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(Bild: mi-connect)

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Automatische Erinnerungen

Die automatische Erinnerung an die Instandhaltungsarbeiten sollte im Vordergrund stehen. So vergessen Sie keinen Prüf- und Wartungstermin mehr.

Optimal ist es, wenn alle aufgeführten Maschinen und Anlagen mit Bildern hinterlegt werden und entsprechende Dateien wie Bedienungsanleitung und Handbuch als Anhang verknüpft werden. Das Layout der Auswertungen sollte je nach Bedarf mit einem integriertem Reportgenerator anpassbar sein.

Nutzerfreundlichkeit und Arbeiten im Team

Ein wichtiger Faktor für die Entscheidung für eine Instandhaltungssoftware ist die Frage, ob die Software so einfach zu handhaben ist, dass sie wirklich Zeit und damit Geld spart bei der Verwaltung der Instandhaltungsarbeiten hilft.

Beachten sollte man auch, dass die Darstellung für Maschine und Anlagen übersichtlich ist. Optimal nutzerfreundlich ist die Software, wenn sie komplett netzwerk- sowie mandantenfähig ist. Die Software sollte für die Zusammenarbeit im Team ausgelegt sein. In vielen Firmen arbeiten Mitarbeiter aus den Bereichen Instandhaltung, Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit und dem Facility Management in einem lokalen Netzwerk mit der Instandhaltungssoftware. Die erstellten Daten sollten von mehreren Arbeitsplätzen abgerufen werden können.

Die Softwarelösung ‚Wartungsplaner‘ der Hoppe Unternehmensberatung erfüllt die genannten Anforderungen.
Die Softwarelösung ‚Wartungsplaner‘ der Hoppe Unternehmensberatung erfüllt die genannten Anforderungen und das Unternehmen stellt eine kostenlose Demoversion mit vollem Leistungsumfang zur Verfügung. (Bild: visoot - stock.adobe.com, generiert mit KI)

So vergleichen Sie Instandhaltungssoftware

Der Fokus liegt zunächst im Lizenzmodell bei Angeboten zur Instandhaltungssoftware: Was ist enthalten und was nicht? Es lohnt sich ein genauer Blick auf die verfügbaren Module des Anbieters. Wir sieht die Modulpolitik zur Instandhaltungssoftware aus? Wird eine lange Preisliste zu spezialisierten Modulen angeboten oder erwirbt man eine Standortlizenz mit gesamtem Funktionsumfang einer Instandhaltungssoftware?

Die Möglichkeit, die Instandhaltungssoftware beispielsweise mit einem mobilen Barcodescanner zu nutzen oder aber das Smartphone als Barcodeleser in die Erfassung einbinden zu können, sollte schon bei der Anschaffung eine Überlegung sein. Bilder können somit über eine mobile App auf dem Handy die Maschine und Anlage bildlich darstellen. Die Software kann so noch schneller und effizienter genutzt werden. Wichtig für eine Kostenersparnis ist zudem, dass zusätzliche Netzwerklizenzen für das Netzwerk im überschaubaren Kostenrahmen verfügbar sind.

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Referenzen der Instandhaltungssoftware sollten stimmen

Beachten Sie auch die namhaften Referenzen der Firmen, Kommunen, Institutionen, die die Instandhaltungssoftware einsetzen. Eine Schulung beziehungsweise Workshop durch den Anbieter kontrolliert auf jeden Fall die Einführungskosten in Ihrer Instandhaltung. Ein Blick auf die Supportqualität lohnt sich ebenfalls. Gerade mit der Qualität der beratenden Dienstleistung während der Einführung entscheidet sich, wie die Software in Ihrem Unternehmen angenommen wird.

Die Zeit und die Ressourcen, die Sie selbst in die Instandhaltungssoftware stecken müssen, sollten Sie hierbei nicht außer Acht lassen. Wartungsgebühren und Updates der Software können böses Erwachen bereiten. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Wartungsgebühren mit den inkludierten Leistungen immens.

Quelle: Hoppe Unternehmensberatung

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